潛在客戶跟進表怎樣設計：報價、成交與售後三段記錄字段

潛在客戶跟進表唔應只係方便銷售同事睇的記事。實用設計要由報價、成交一路扣連售後紀錄：財務資料可與帳簿及單據對照；涉及以個人資料作直接促銷，便要另記同意及停止狀態。兩套紀錄可以放在同一張表，但不能互相代替。

點解不是「自己發明」的表格

香港稅務局《保存業務紀錄》第1項指出，稅務條例第51C條規定每名在香港經營某行業、專業或業務的人，須就其入息及開支，以英文或中文備存足夠紀錄，令應評稅利潤易於確定。

同一頁第4項逐項列出紀錄類別，當中第4項 a 項包括記錄收入及付款，或入息或開支的帳簿；第4項 b 項則包括憑單、銀行結單、發票及收據。官方列出的是紀錄內容，不是指定某一款表格介面。因此，跟進表若能提供足夠細節及連繫到相關帳簿與單據，可以成為業務紀錄的一部分；但一個「已接觸」或「已報價」狀態，不能代替相關紀錄。

報價段：日期、金額要同單據扣連

報價段應先記錄報價日期及金額，並保存客戶身分、貨品或服務內容、數量或價值，以及相關帳簿索引。如報價已轉化成憑單、銀行結單、發票或收據，亦要留下單據類別及檔案位置，方便由跟進表追到原檔。

日期欄亦關乎日後核對。香港生產力促進局《「BUD專項基金 — 申請易」申請指引》第6.1段指出，最終審計帳目涵蓋項目由開始日期至完成日期的所有收入及開支。報價資料有日期及金額，日後先可以按項目期間及帳目逐一對照；只有「已報價」三個字，並不足以完成對帳。

成交段：貨品與服務要分開記

涉及貨品買賣時，第4項 e(i) 要求紀錄顯示貨物及買賣雙方的足夠細節，讓稅務局局長能輕易核實數量、價值及雙方身分，並附有關發票。成交欄應涵蓋交易日期、買方及賣方身分、貨品內容、數量、價值，以及發票和收款紀錄的檔案位置；收入或付款亦要扣連第4項 a 項的帳簿。

涉及提供服務時，第4項 f 要求顯示所提供服務的足夠細節，讓局長能輕易核實各記項。服務型公司應記錄服務日期、客戶身分、具體服務內容及金額，並連繫相關單據。商品數量不能代替服務內容，「服務費」三個字亦不足以說明實際提供過甚麼服務。

售後段：同意與免費停止都要留痕

私隱欄位適用於使用個人資料作直接促銷的情況。建議記錄同意取得日期及方式、書面確認發出日期、獲准使用的個人資料種類、促銷標的類別、首次使用日期、停止要求日期，以及「已停止促銷」狀態和實際停止日期。

香港個人資料私隱專員公署《直接促銷指引》附表第35E(4)段規定，如屬口頭同意，資料使用者須在收到同意後14日內發出書面確認，寫明收到同意的日期、許可種類個人資料及許可類別促銷標的。單純記錄「客戶已同意」並不足夠。

第35F(3)段要求首次使用個人資料作直接促銷時，告知對方可以要求免費停止；第35G(4)段要求對方提出要求後，須在不收費情況下停止使用其個人資料。因此，跟進表不能只記錄取得同意，還要有「已停止促銷」欄位證明要求已處理。

保存期限與電子表格

稅務局《保存業務紀錄》第2項訂明，該等紀錄須保留最少7年；跟進表若承載第4項所要求的業務紀錄，便不應設自動清理期，將未到保存期的內容刪走。第3項亦訂明，無合理辯解而未能遵辦稅務條例規定，最高罰款為$100,000；這是法定上限，並非每宗紀錄出錯都會自動按同一數額處罰。

電子表格可以使用；稅務局第6項另提供《稅務局是否接受以電子格式保存的業務紀錄作為稅務紀錄》說明書，內容須符合第4項清單及電子格式保存規定。

常見問題

報價金額可唔可以直接當成收入？
唔可以。報價欄的日期及金額用來將提案與項目、帳目及單據對照；收入或付款仍要按第4項 a 項帳簿及第4項 b 項相關單據記錄。

服務公司要唔要填商品數量？
唔需要硬套商品欄位，但必須按第4項 f 項記錄足夠的服務細節。日期、客戶、金額及單據位置可以共通使用，服務內容才是核實交易的重點。

口頭同意的14日由哪一日起計？
由收到口頭同意的日期起計。書面確認要寫明該日期、獲准使用的個人資料種類及促銷標的類別，跟進表亦可另記發出日期，方便核對是否按時處理。

已停止促銷，可唔可以立即刪除整張跟進表？
唔可以因為停止促銷便推論其他業務紀錄亦可刪除。停止直接促銷是一回事；若表內載有第51C條所要求的紀錄，保存要求仍是最少7年。

資料來源

• https://www.ird.gov.hk/chi/tax/bus_rke.htm（頁面未標示；查閱日期：2026-10-04）
• https://fta.bud.hkpc.org/sites/default/files/download/Easy-Guidance-Notes-CN_202606.pdf（頁面標示的發布/更新/生效日期：2026-06-01；查閱日期：2026-10-04）
• https://www.pcpd.org.hk/chinese/publications/files/GN_DM_c.pdf（頁面未標示；查閱日期：2026-10-04）